پراکندگی اطلاعات یکی از مشکلات همیشگی سازمان‌ها و تأسیس آرشیوی متمرکز از اسناد، فایل‌ها و اطلاعات از دغدغه اصلی آن‌ها است. پرونده‌ها، مدارك، نقشه ها، قراردادها، پرونده‌هاى پرسنلى، مستندات مالی و … از با ارزش‌ترين دارایی‌هاى اطلاعاتی سازمان‌ها هستند که نبود حفاظت،دسته بندی و دسترسی مناسب از بين رفتن مستندات فيزيكى و الكترونيكى به دلایل مختلف و از دست دادن منابع زمانی و ریالی زيادى را در پى دارد و تلاش‌هاى مضاعفی برای بازگرداندن آن‌ها می‌طلبد.سامانه مدیریت اسناد،مدارک وقراردادهای مرپ مناسب‌ترین و سریع‌ترین راه‌حل برای کاهش هزینه‌ها،حذف کاغذ، فضای نگهداری اسناد و سرعت بخشیدن به امور جاری با یکپارچگی اطلاعاتی بین همه واحدها و جلوگیری از ازبین رفتن اطلاعات می‌باشد.